پیام خارج از ساعت کاری برای چت آنلاین: ۱۵ نمونه‌متن آماده
۱۵ نمونه‌متن آماده برای پیام خارج از ساعت کاری در چت آنلاین — شب‌ها، آخر هفته، تعطیلات و روزهای شلوغ — همراه ویژگی‌های پیام خوب و روش تنظیمش.
در این مطلب
مشتری‌ها فقط در ساعت کاری شما پیام نمی‌دهند. کسی که ساعت ۱۱ شب سؤالش را می‌پرسد و هیچ جوابی نمی‌بیند، حس میکند نادیده گرفته شده. یک پیام خوب خارج از ساعت کاری این سکوت را پر میکند: به مشتری می‌گوید پیامش رسیده، کِی جواب می‌گیرد و اگر عجله دارد چه کاری می‌تواند بکند.
در این مطلب ۱۵ نمونه‌متن آماده برای موقعیت‌های مختلف می‌بینید و روش تنظیمشان در هدهد.
یک پیام خوب خارج از ساعت کاری چه دارد؟
- تأیید دریافت: مشتری بداند پیامش گم نشده.
- زمان دقیق برگشت: «فردا از ساعت ۹ صبح» خیلی بهتر از «به‌زودی» است.
- قدم بعدی: جواب همین‌جا می‌رسد یا با ایمیل؟
- راه جایگزین: برای کارهای فوری یا سؤالهای رایج، لینک راهنما یا ربات.
- لحن برند: همان لحنی که در ساعت کاری دارید، نه یک متن خشک اداری.
شب‌ها
۱. ساده و روشن
سلام! ساعت کاری ما شنبه تا چهارشنبه از ۹ تا ۱۸ است. پیامتان رسیده و فردا از ساعت ۹ صبح اولین جواب را از ما می‌گیرید.
۲. با گرفتن ایمیل
ممنون از پیامتان! الان خارج از ساعت کاری هستیم. ایمیلتان را بگذارید تا اگر از صفحه رفتید، جواب را فردا صبح برایتان بفرستیم.
۳. گرم و صمیمی
ما الان استراحت می‌کنیم تا فردا با انرژی جوابتان را بدهیم 🙂 پیامتان را بنویسید؛ از ساعت ۹ صبح در خدمتیم.
۴. با راهنمای خودخدمت
تیم ما فردا از ساعت ۹ پاسخ‌گوست. اگر سؤالتان دربارهٔ ارسال یا مرجوعی است، جوابش احتمالاً در [صفحهٔ راهنما] هست.
آخر هفته
۵. آخر هفتهٔ عادی
آخر هفته‌تان خوش! تیم پشتیبانی روز شنبه از ساعت ۹ برمی‌گردد و پیام‌ها را به ترتیب جواب می‌دهیم.
۶. پاسخ‌گویی محدود در آخر هفته
جمعه‌ها تیم ما با ظرفیت کمتر کار میکند؛ ممکن است جوابتان کمی دیرتر برسد، ولی حتماً امروز پاسخ می‌دهیم.
۷. برای درخواست‌های فوری
آخر هفته پاسخ‌گویی نداریم، ولی اگر مشکل فوری در پرداخت دارید، [شماره یا ایمیل مخصوص] را در نظر بگیرید.
تعطیلات رسمی
۸. تعطیلی یک‌روزه
امروز به‌مناسبت [مناسبت] تعطیل هستیم. پیامتان را بنویسید؛ فردا از ساعت ۹ صبح جواب می‌دهیم.
۹. تعطیلات چندروزه (مثل نوروز)
تیم پشتیبانی از [تاریخ] تا [تاریخ] در تعطیلات نوروز است و از [تاریخ] با انرژی برمی‌گردیم. سفارش‌های این روزها بعد از تعطیلات ارسال می‌شوند. سال نو مبارک! 🌱
۱۰. با تغییر زمان ارسال
به‌خاطر تعطیلات، سفارش‌هایی که تا [تاریخ] ثبت شوند، از [تاریخ] ارسال می‌شوند. سؤال‌هایتان را بنویسید؛ بعد از تعطیلات به ترتیب جواب می‌دهیم.
روزهای شلوغ و تأخیر
۱۱. حجم بالای پیام‌ها
این روزها پیام‌ها بیشتر از همیشه است و جواب‌دادن کمی بیشتر طول می‌کشد. ممنون از صبرتان؛ پیامتان در صف است و حتماً پاسخ می‌دهیم.
۱۲. اختلال یا مشکل عمومی
در حال حاضر [سرویس] با اختلال روبه‌روست و تیم فنی مشغول رفع آن است. نیازی به پیام دوباره نیست؛ به محض برطرف‌شدن، همین‌جا خبرتان می‌کنیم.
۱۳. کمپین یا حراج
به‌خاطر حراج، پیام‌ها زیاد است. جواب سؤالهای رایج دربارهٔ ارسال و کد تخفیف در [صفحهٔ سؤالات متداول] آمده؛ برای بقیهٔ سؤال‌ها همین‌جا منتظر ما باشید.
همراه ربات و خودخدمت
۱۴. معرفی ربات
تیم ما الان آنلاین نیست، ولی دستیار خودکار می‌تواند به سؤالهای رایج جواب بدهد. یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید؛ اگر جوابتان را پیدا نکردید، فردا صبح یک اپراتور پیگیری میکند.
۱۵. ثبت درخواست برای فردا
درخواستتان را بنویسید؛ همه‌چیز همین‌جا ثبت میشود و فردا صبح اولین کار ما جواب‌دادن به پیامهای شب است.
تنظیم پیام خارج از ساعت کاری در هدهد
- در «تنظیمات ← صندوق‌های ورودی»، صندوق سایت را باز کنید و به تب «ساعت کاری» بروید.
- در دسترس بودن کسب‌وکار را برای صندوق فعال کنید و روزها، ساعت‌ها و منطقهٔ زمانی را تعیین کنید.
- پیامی را که بازدیدکننده بیرون از این ساعت‌ها می‌بیند بنویسید؛ یکی از نمونه‌های بالا را تنظیم کنید.
- در «تنظیمات ← تعطیلات» روزهای تعطیل را وارد کنید تا کل آن روزها خارج از ساعت کاری حساب شوند.
- «فعال سازی فرم دریافت ایمیل از کاربر» را در تب «تنظیمات» صندوق روشن کنید تا جواب از طریق ایمیل هم به مشتری برسد.
برای جواب‌دادن خودکار به سؤالهای رایج در همین ساعت‌ها، ربات پاسخ‌گوی بدون کدنویسی بسازید.
چند نکتهٔ کوچک ولی مهم
- کوتاه بنویسید. دو یا سه جمله کافی است.
- از «در اسرع وقت» پرهیز کنید. زمان مشخص اعتماد می‌سازد.
- تعطیلات را از قبل تنظیم کنید. پیام نوروز را شب عید ننویسید.
- حجم پیامهای بیرون از ساعت کاری را ببینید. اگر زیاد است، شاید وقت گسترش ساعت کاری یا کم‌کردن زمان پاسخ‌گویی با ابزارهای خودکار باشد.
سؤالات متداول
لازم است پشتیبانی ۲۴ ساعته داشته باشیم؟
برای بیشتر کسبوکارها نه. پیام روشن بیرون از ساعت کاری، گرفتن ایمیل و ربات برای سؤالهای رایج، معمولاً انتظار مشتری را بهخوبی مدیریت میکند. اگر گزارشها نشان داد پیامهای شبانه زیاد است، ساعت کاری را گسترش دهید.
ساعت کاری برای صندوق تلگرام هم جدا تنظیم میشود؟
بله. ساعت کاری برای هر صندوق جداگانه تنظیم میشود، پس میتوانید برای سایت و تلگرام ساعتهای متفاوت داشته باشید.
سایتم دوزبانه است؛ پیام را به کدام زبان بنویسم؟
پیام را به هر دو زبان در یک متن کوتاه بنویسید، یا برای هر زبان سایت یک صندوق جدا بسازید تا هر کدام پیام خودش را داشته باشد.
