رسائل خارج أوقات العمل للدردشة المباشرة: ١٥ مثالًا جاهزًا للنسخ

لا يراسلك العملاء في ساعات العمل فقط. من يطرح سؤاله في الحادية عشرة ليلًا ولا يرى أي رد يشعر بالتجاهل. الرسالة الجيدة خارج أوقات العمل تملأ هذا الصمت: تخبر العميل أن رسالته وصلت، ومتى سيتلقى الرد، وماذا يمكنه أن يفعل إن كان الأمر عاجلًا.

ستجد هنا ١٥ رسالة جاهزة لمواقف مختلفة، وطريقة إعدادها في هدهد.

عناصر الرسالة الجيدة خارج أوقات العمل

1. تأكيد الاستلام: ليعرف العميل أن رسالته لم تضِع.
2. موعد عودة دقيق: «غدًا من الساعة ٩ صباحًا» أفضل بكثير من «قريبًا».
3. الخطوة التالية: هل سيصله الرد هنا أم عبر البريد الإلكتروني؟
4. بديل متاح: صفحة مساعدة أو شات بوت للأسئلة العاجلة أو الشائعة.
5. أسلوب علامتك التجارية: النبرة نفسها التي تستخدمها نهارًا، لا إشعار رسمي جاف.

المساء والليل

١. قصيرة وواضحة

مرحبًا! ساعات عملنا من الأحد إلى الخميس، من ٩ صباحًا حتى ٦ مساءً. وصلت رسالتك، وستتلقى أول رد منا غدًا من الساعة ٩ صباحًا.

٢. مع طلب البريد الإلكتروني

شكرًا لرسالتك! نحن الآن خارج أوقات العمل. اترك بريدك الإلكتروني وسنرسل لك الرد صباح الغد حتى لو غادرت الصفحة.

٣. ودّية وقريبة

نحن نستريح الآن لنخدمك غدًا بأفضل شكل 🙂 اكتب لنا ما تحتاجه، وسنعود في الساعة ٩ صباحًا.

٤. مع رابط للمساعدة الذاتية

فريقنا يعود غدًا في الساعة ٩ صباحًا. إذا كان سؤالك عن الشحن أو الإرجاع، فغالبًا ستجد الإجابة في [صفحة المساعدة].

عطلة نهاية الأسبوع

٥. عطلة أسبوعية عادية

نتمنى لك عطلة سعيدة! يعود فريق الدعم يوم الأحد في الساعة ٩ صباحًا، وسنرد على الرسائل بالترتيب.

٦. دعم محدود في العطلة

يعمل فريقنا في عطلة نهاية الأسبوع بطاقة أقل، لذا قد يتأخر الرد قليلًا، لكننا سنرد عليك اليوم بالتأكيد.

٧. للطلبات العاجلة

لا نقدّم الدعم في عطلة نهاية الأسبوع، لكن إن كانت لديك مشكلة عاجلة في الدفع فاستخدم [وسيلة التواصل المخصصة].

العطلات الرسمية

٨. عطلة ليوم واحد

نحن في إجازة اليوم بمناسبة [المناسبة]. اترك رسالتك وسنرد عليك غدًا من الساعة ٩ صباحًا.

٩. عطلة لعدة أيام (مثل العيد)

فريق الدعم في إجازة العيد من [التاريخ] إلى [التاريخ]، ونعود يوم [التاريخ]. تُشحن الطلبات المسجلة خلال هذه الفترة بعد العطلة. كل عام وأنتم بخير!

١٠. مع تغيير موعد الشحن

بسبب العطلة، تُشحن الطلبات المسجلة حتى [التاريخ] ابتداءً من [التاريخ]. أرسل أسئلتك وسنرد عليها بالترتيب بعد العطلة.

أوقات الضغط والتأخير

١١. عدد كبير من الرسائل

نستقبل حاليًا رسائل أكثر من المعتاد، لذا يستغرق الرد وقتًا أطول قليلًا. شكرًا لصبرك؛ رسالتك في الطابور وسنرد عليها بالتأكيد.

١٢. عطل عام

تواجه [الخدمة] حاليًا عطلًا، والفريق التقني يعمل على إصلاحه. لا داعي لإرسال رسالة جديدة؛ سنبلغك هنا فور حل المشكلة.

١٣. عروض أو تخفيضات

إنه أسبوع تخفيضات مزدحم! تجد إجابات الأسئلة الشائعة عن الشحن ورموز الخصم في [صفحة الأسئلة الشائعة]، ولباقي الأسئلة سنكون معك هنا قريبًا.

مع شات بوت أو خدمة ذاتية

١٤. تقديم البوت

فريقنا غير متصل الآن، لكن مساعدنا الآلي يستطيع الإجابة عن الأسئلة الشائعة. اختر أحد الخيارات، وإن لم تجد إجابتك فسيتابع أحد الموظفين صباح الغد.

١٥. تسجيل الطلب للغد

اكتب ما تحتاجه؛ كل شيء يُحفظ هنا، والرد على رسائل الليل هو أول ما نقوم به كل صباح.

إعداد رسالة خارج أوقات العمل في هدهد

1. من «الإعدادات ← قنوات التواصل» افتح قناة موقعك وانتقل إلى تبويب «ساعات العمل».
2. فعّل توفر الأعمال لهذه القناة، وحدّد الأيام والساعات والمنطقة الزمنية.
3. اكتب الرسالة التي يراها الزائر خارج هذه الساعات، مستعينًا بأحد الأمثلة أعلاه.
4. من «الإعدادات ← Holidays» أضف العطلات الرسمية لتُحتسب تلك الأيام بالكامل خارج أوقات العمل.
5. فعّل خيار جمع البريد الإلكتروني من تبويب «الإعدادات» في القناة، ليصل الرد إلى العميل عبر البريد أيضًا.

وللرد تلقائيًا على الأسئلة الشائعة في هذه الساعات، أنشئ شات بوت دون برمجة.

نصائح صغيرة لكنها مهمة

• اكتب باختصار. جملتان أو ثلاث تكفي.
• تجنّب «في أقرب وقت ممكن». الموعد المحدد يبني الثقة.
• جهّز رسائل العطلات مسبقًا. لا تكتب رسالة العيد في ليلته.
• راقب حجم الرسائل خارج أوقات العمل. إذا كان كبيرًا، فربما حان وقت تمديد ساعات العمل أو تقليل زمن الاستجابة بأدوات الأتمتة.

الأسئلة الشائعة