Messages d'absence pour le chat en direct : 15 exemples à copier

Vos clients n'écrivent pas seulement pendant vos heures d'ouverture. Celui qui pose une question à 23 h et ne voit aucune réponse se sent ignoré. Un bon message d'absence comble ce silence : il confirme que le message est bien arrivé, indique quand la réponse viendra et ce que le client peut faire en cas d'urgence.

Voici 15 messages prêts à l'emploi pour différentes situations, et la façon de les configurer dans Hodhod.

Les éléments d'un bon message d'absence

1. Un accusé de réception : le client sait que son message n'est pas perdu.
2. Une heure de retour précise : « demain dès 9 h » vaut toujours mieux que « bientôt ».
3. La suite : la réponse arrivera-t-elle ici ou par e-mail ?
4. Une alternative : une page d'aide ou un chatbot pour les questions urgentes ou courantes.
5. Le ton de votre marque : le même que la journée, pas un avis administratif austère.

En soirée et la nuit

1. Court et clair

Bonjour ! Notre équipe est disponible du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h. Votre message est bien arrivé : vous aurez une première réponse demain dès 9 h.

2. Avec collecte d'e-mail

Merci pour votre message ! Nous sommes actuellement fermés. Laissez-nous votre e-mail et nous vous enverrons la réponse demain matin, même si vous quittez cette page.

3. Chaleureux

Nous rechargeons les batteries pour mieux vous aider demain 🙂 Dites-nous ce dont vous avez besoin : nous sommes de retour à 9 h.

4. Avec une aide en libre-service

Notre équipe revient demain à 9 h. Si votre question concerne la livraison ou les retours, la réponse se trouve sans doute sur [page d'aide].

Le week-end

5. Week-end classique

Bon week-end ! Notre équipe support est de retour lundi à 9 h, et nous répondrons aux messages dans l'ordre.

6. Permanence réduite le week-end

Le week-end, notre équipe travaille en effectif réduit : la réponse peut prendre un peu plus de temps, mais nous vous répondrons aujourd'hui.

7. Pour les demandes urgentes

Nous n'assurons pas de support le week-end, mais pour un problème de paiement urgent, utilisez [contact dédié].

Les jours fériés

8. Un jour férié

Nous sommes fermés aujourd'hui pour [jour férié]. Laissez votre message, nous vous répondrons demain dès 9 h.

9. Des congés de plusieurs jours

Notre équipe support est en congé du [date] au [date], retour le [date]. Les commandes passées pendant cette période seront expédiées à notre retour. Excellentes fêtes !

10. Avec un changement d'expédition

En raison des fêtes, les commandes passées jusqu'au [date] seront expédiées à partir du [date]. Envoyez-nous vos questions : nous y répondrons dans l'ordre après la pause.

Périodes chargées et retards

11. Beaucoup de messages

Nous recevons plus de messages que d'habitude et nos réponses prennent un peu plus de temps. Merci de votre patience : votre message est dans la file et nous y répondrons.

12. Une panne

[Service] rencontre actuellement une panne et notre équipe technique travaille à la résoudre. Inutile de nous réécrire : nous vous tiendrons informé ici dès que ce sera réglé.

13. Soldes ou campagne

C'est une semaine de soldes très chargée ! Les réponses aux questions fréquentes sur la livraison et les codes promo sont sur [page FAQ] ; pour le reste, nous serons avec vous ici très vite.

Avec un chatbot ou du libre-service

14. Présenter le bot

Notre équipe n'est pas en ligne pour le moment, mais notre assistant automatique peut répondre aux questions courantes. Choisissez une option : si vous ne trouvez pas votre réponse, un agent reprendra demain matin.

15. Enregistrer la demande pour le lendemain

Dites-nous ce dont vous avez besoin : tout est enregistré ici, et répondre aux messages de la nuit est la première chose que nous faisons chaque matin.

Configurer le message d'absence dans Hodhod

1. Dans Paramètres → Boîtes de réception, ouvrez la boîte de votre site et allez dans l'onglet « Heures de bureau ».
2. Activez la disponibilité de l'entreprise pour cette boîte et définissez les jours, horaires et fuseau horaire.
3. Rédigez le message que voient les visiteurs en dehors de ces horaires, en adaptant l'un des exemples ci-dessus.
4. Dans Paramètres → Holidays, ajoutez vos jours fériés pour que ces journées entières comptent comme hors horaires.
5. Activez la collecte d'e-mail dans l'onglet « Paramètres » de la boîte, pour que la réponse parvienne aussi au client par e-mail.

Pour répondre automatiquement aux questions courantes pendant ces heures, créez un chatbot sans coder.

Quelques conseils simples mais importants

• Soyez bref. Deux ou trois phrases suffisent.
• Évitez « dans les plus brefs délais ». Une heure précise inspire confiance.
• Préparez les jours fériés à l'avance. N'écrivez pas le message des fêtes la veille.
• Surveillez le volume hors horaires. S'il est élevé, il est peut-être temps d'élargir vos horaires ou de réduire votre temps de réponse grâce à l'automatisation.

Questions fréquentes